Ny bogføringslov …med fokus på digitalisering

Folketinget vedtog i maj 2022 en ny bogføringslov, der skal tage højde for den digitale udvikling. Loven skal derudover styrke kontrollen med bogføringen, så der kan sættes hurtigere og mere effektivt ind mod svindel.

Loven gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder, herunder aktie- og anpartsselskaber og erhvervsdrivende fonde, der er omfattet af årsregnskabsloven. Desuden omfattes alle bogføringspligtige virksomheder, hvor nettoomsætningen overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende år, herunder f.eks. personligt ejede virksomheder, interessentskaber og foreninger. Grænsen på de 300.000 kr. er stadig politisk til drøftelse.

Den nye lov indeholder følgende hovedpunkter:

• Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale
• Krav om og til digitale bogføringssystemer
• Kontrol med overholdelse af bogføringsloven
• Væsentligt højere bøder for overtrædelse af bogføringsloven.

Den nye bogføringslov trådte, med undtagelse af krav om digital opbevaring af regnskabsmaterialet og krav om brug af digitale bogføringssystemer, i kraft 1. juli 2022.

Det betyder, at bl.a. kravet om en såkaldt procedurebeskrivelse allerede er gældende.

For så vidt angår netop kravet om beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure har Erhvervsstyrelsen dog tilkendegivet på sin hjemmeside, at virksomhederne først skal efterleve kravet om en procedurebeskrivelse i det førstkommende nye regnskabsår, efter at en særlig skabelon til brug for udarbejdelse af beskrivelsen er offentliggjort. Ifølge Erhvervsstyrelsens hjemmeside er det således ikke et krav, at procedurebeskrivelsen skulle foreligge allerede 1. juli 2022, hvor kravet ifølge bogføringsloven træder i kraft.

Krav om digital opbevaring af regnskabsmaterialet og krav om digitale bogføringssystemer træder tidligst i kraft 1. januar 2024.

De nye digitale krav vil formentlig give mange virksomheder udfordringer, især hvis bogføringen varetages af virksomheden selv, og især hvis der er tale om mindre virksomheder. Derimod er virksomheder, der overlader bogføringen til professionelle aktører som f.eks. revisionsfirmaer, på mere sikker grund, da revisorer anvender anerkendte bogføringssystemer.

Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale

Fra tidligst 1. januar 2024 skal bogføringspligtige virksomheder (tidligst fra
1. januar 2026 for mindre virksomheder):

1. Registrere virksomhedens transaktioner digitalt
2. Opbevare registreringer digitalt
3. Sikre, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af registreringer og bilag, og at denne opbevares på betryggende vis.   

Dette betyder, at der udover krav om digital bogføring tillige er krav om digital opbevaring af bilagsmateriale m.v.

Opbevaringsperioden er som tidligere fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Krav om og til digitale bogføringssystemer

Fra tidligst 1. januar 2024 skal bogføringspligtige virksomheder (tidligst fra 1. januar 2026 for mindre virksomheder) være overgået til brug af et digitalt bogføringssystem, der skal overholde følgende krav:

1. Understøtte opfyldelsen af nærmere angivne krav i bogføringsloven, herunder:
   1. Løbende registrering af virksomhedens transaktioner
   2. Registreringer og betryggende opbevaring af bilag i fem år på en server hos en tredjepart
   3. Mulighed for adgang for myndighederne.
2. Opfylde nærmere angivne standarder for it-sikkerhed, herunder:
   1. Understøtte sikkert login, bruger- og adgangsstyring
   2. Automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
3. Understøtte automatisering af administrative processer, herunder
   1. Kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan
   2. Automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer.

Virksomhederne kan alene vælge mellem et digitalt bogføringssystem, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, eller et digitalt bogføringssystem, der opfylder ovenstående krav f.eks. specialudviklede bogføringssystemer.

Det skal bemærkes, at inden kravene træder i kraft tidligst 1. januar 2026 for mindre, bogføringspligtige virksomheder med en nettoomsætning de to seneste år på mere end 300.000 kr., skal erfaringer fra implementeringen af reglerne på selskaber m.v. vurderes. Dette kan betyde, at krav om brug af digitale bogføringssystemer kan implementeres i flere tempi ud fra størrelsesgrænser, og at der eventuelt kan komme en justering af størrelsesgrænsen på de 300.000 kr.

Kontrol med overholdelse af bogføringsloven

Den nye bogføringslov indeholder 3 typer kontroller, der rettes mod:

• Virksomheder omfattet af årsregnskabsloven, der ikke har indsendt virksomhedens første årsrapport og virksomheder, der har fravalgt revision (gældende fra 1. juli 2022)
• Udbydere af digitale bogføringssystemer (gældende fra tidligst 1. januar 2024/26)
• Virksomheder, der anvender et digitalt bogføringssystem, som ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen (gældende fra tidligst 1. januar 2024/26).

Kontrollerne kan gennemføres med assistance fra virksomhedens revisor, og assistancen kan resultere i en erklæring fra revisoren.

Væsentligt højere bøder

Med virkning fra 1. juli 2022 træder væsentligt skærpede sanktioner i kraft. Foruden reaktioner som påbud om korrektion, om at anvende et andet digitalt bogføringssystem eller påbud om revision, åbnes der nu mulighed for, at virksomheder kan tvangsopløses, hvis reglerne ikke efterleves.

Supplerende er der mulighed for at give bøder, som er markant højere end de nuværende. Bødestørrelsen starter ved 10.000 kr. for mangler i virksomhedens bogføring, som kan medføre usikkerhed om visse posteringer i virksomhedens regnskab, moms- eller skatteangivelser op til 1,5 mio. kr., hvor der f.eks. er tale om, at alle eller hovedparten af virksomhedens transaktioner ikke er registreret i overensstemmelse med loven, eller at transaktioner af særlig økonomisk betydning for virksomheden ikke er registrerede og dokumenterede.  

Afsluttende anbefaling

Den nye bogføringslov tager højde for den digitale udvikling. Samtidig har ønsket om at styrke kontrollen med bogføring m.v., så der kan sættes hurtigere og mere effektivt ind mod svindel, betydet, at ”selvudviklede” bogføringssystemer nu er en saga blot - i hvert fald for virksomheder, der bliver omfattet af loven.

Kravene til godkendte bogføringssystemer, som bogføringspligtige skal anvende, samt kravet om digital opbevaring af bilag m.v. skærpes væsentligt med de nye regler. Det anbefales, at virksomhederne, evt. i samråd med revisor, lægger en plan for, hvorledes det sikres, at virksomheden lever op til de nye og skærpede krav til digitalisering af bogføringen.